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Unterschiede der Editionen – Essentials

Jet Reports Express ist seit der NAV 2009 Version Bestandteil der Produktlizenz von Dynamics-NAV. Wir sind oft gefragt worden was die Kauf-Version Jet Reports Essentials mehr leisten kann als die Express Version. In diesem Blog-Post möchte ich die Unterschiede erklären.

Der Funktionsumfang der Editionen baut aufeinander auf. Die Essentials-Version beinhaltet auch alle Funktionen der Express-Version. Entsprechend beinhaltet die Enterprise-Version auch alle Funktionen der beiden kleineren Editionen. Um die Unterschiede zu erklären beschreibe ich jeweils die zusätzlichen Funktionen der jeweiligen Version.

Jet Reports Essentials
Diese Version der Jet Reports Produktreihe beinhaltet alle Funktionen der kleineren Express-Version. Nachfolgend werden nur die zusätzlichen Funktionen beschrieben.

NL-Funktion
Mit diesem zusätzlichen Excel-Befehl können aus jedem Bereich Ihres Navisions (oder aus Ihrer ODBC-Datenbank) Werte ermittelt werden. Als Parameter geben Sie an aus welcher Tabelle die Daten kommen, welches Feld betrachtet werden soll und auf welche Datensätze gefiltert werden soll. Ein weiterer Parameter bestimmt was der Befehl aus geben soll.

Für eine einzige Excel-Zelle kennt der NL-Befehl folgende Funktionen:

  • Die Ausgabe eines gefunden Wertes (Z.B den Namen des Artikels mit der Nummer AO999)
  • Die Summe von Zahlen (Z.B. der Vorjahresumsatz der Artikel aus der Gruppe Maschinen)
  • Die Anzahl von Datensätzen (Z.B die Anzahl der freigegeben Aufträge für den Januar)
  • Die Anzahl unterschiedlicher Datensätze (Z.B die Anzahl der verkauften Artikelgruppen in KW3)
  • Ein Bild aus der Datenbank (Z.B. Das Bild des Artikels AO999)
  • Die Bezeichnung einer Tabelle oder eines Feldes in der aktuellen Sprache (Z.B. für multilinguale Auswertungen)

Der Befehl kennt auch Funktionen mit denen mehr als eine Excelzelle gefüllt werden kann:

  • Die Auflistung von Werten in Excel-Zeilen (Z.B. eine Liste der offenen Einkaufsbestellnummern)
  • Die Auflistung von Werten in Excel-Spalten (Z.B. die angesprochenen Kostenträger des Monats)
  • Die Auflistung von Werten auf Excel-Blättern (Z.B. die Debitornummer der letzten Verkäufe)

Zusätzlich kann der Befehl auch zum erweiterten Filtern über mehr als eine Tabelle verwendet werden.

Alle diese Befehle kann man wunderbar kombinieren. Im Post Replikatoren: Zeilen, Spalten, Blätter im Abschnitt “Replikatoren verwenden” steht beschrieben, wie man mit vier einfachen NL Befehlen bereits einen netten Bericht erstellen kann. Für die Erstellung des Berichtes habe ich nicht mal zwei Minuten gebraucht.

Optional kann jedem NL-Befehl mitgegeben aus welcher Datenbank er lesen soll und/oder aus welchem Mandant die Daten gelesen werden sollen. Damit kann man z.B. Mandanten auf einem Excel-Blatt konsolidieren oder die Navision Datenbank mit einer externen Zeiterfassungssoftware gemeinsam auswerten.

NF-Funktion
Mit der NF Funktion kann man mehrere Felder eines Datensatzes mit nur einem Datenbankzugriff ermitteln. Die Funktion bietet auch Flowfilter Felder für Flowfields in Dynamics NAV.

NP-Funktion
Dieser Befehl liefert Hilfs- und Mengenfunktionen sowie Auflistungen für das Erstellen von Berichten mit Jet Reports.

  • Es gibt eine Funktion zu Beschleunigung bei volatilen Funktionen wie z.B. =heute()
  • Man kann aus zwei Datumswerten einen Navision Filter erstellen 1.1.12..31.12.12
  • VBA übliche Formatierungen können in Excel Zellen verwendet werden
  • Das Ergebnis einer Codeunit kann via Webservice abgerufen werden
  • Für multilinguale Auswertungen kann der gewählte Sprachcode des aktuellen Excelbenutzers ausgelesen werden

Man kann sich die Grundlage der Mengenfunktionen wie temporäre, interne Tabellen vorstellen. Folgende Mengenoperation können mit dem Befehl bearbeitet werden:

  • Es können mehrere Ergebniswerte mittelsTrennzeichen zusammengesetzt werden. Man kann damit z.B. Navision-Filter wie 1000|2000|3000 erstellen.
  • Texte können anhand eines Trennzeichens in Einzelwerte aufgeteilt werden. Eine Anwendung wäre zum Beispiel Semikolon separierte Werte in Einzelwerte aufzulösen.
  • Es können Mengen vereinigt werden. Eine klassische Anwendung dafür ist das Zusammenfügen von Schlüsselwerten aus verschiedenen Tabellen wie z.B. die Belegnummer aus gebuchten Rechnungen und gebuchten Gutschriften.
  • Schnittmengen können erstellt werden. Das ist z.B. nützlich, wenn man ermitteln möchte welche Debitoren sowohl in diesem als auch im letzen Jahr etwas gekauft haben.
  • Differenzenmengen können erstellt werden. Mit dieser Funktion kann man z.B. ermitteln welche Artikel nur in einem der beiden vergangenen Monate gekauft wurden.

Folgende Auflistungen liefert der Befehl

  • Eine filterbare Liste von Ganzzahlen ohne Datenbankzugriff
  • Eine filterbare Liste von Datumsbereichen ohne Datenbankzugriff
  • Eine filterbare Liste der Mandanten
  • Eine Liste der eingerichteten Jet Reports – Datenquellen

Tablebuilder
Der Tablebuilder ist bietet folgende zusätzliche Funktionen:

  • Es können auf Basis der Datenfelder individuelle Berechnungsfelder erstellt werden
  • Die Tablebuilder Konfiguration kann gespeichert und geladen werden
  • Die Favoriten für Felder und Tabellen können verwendet werden

Steuerbefehle
Es gibt einige Steuerbefehle, die Jet Reports Ausgaben automatisch optimieren.

  • Berichte können mit Optionen wie z.B. einen Zeitraum oder die Debitorennummer versehen werden. Der Benutzer des Berichtes kann dadurch Parameter eingeben, ohne den Bericht genauer zu kennen.
  • Eine Zeile oder Spalte ist im Design zu sehen, aber im ausgeführten Bericht ausgeblendet.
  • Eine Zeile oder Spalte ist im Design zu sehen, aber im ausgeführten Bericht ausgeblendet, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt. Damit kann man z.B. leere Ergebniswerte automatisch Ausblenden lassen.
  • Eine Spalte oder Zeile wird nach der Berichtsausführung auf die optimale Breite bzw. Höhe gestellt.
  • Im Designmodus wird der Blattschutz aus- und im Berichtsmodus angeschaltet.
  • In einem ausgeführt Bericht werden statt Jet Reports Formeln nur noch die Ergebniswerte angezeigt. Damit kann ein Bericht auch an Excel-Nutzer ohne Jet Reports gesendet werden.
  • Sofortaktualisierungen durch Parameteränderungen können auch im ausgeführten Berichtsmodus erlaubt werden. Damit kann man z.B. ein Dashboard erstellen.

Berechtigungen
Es gibt drei verschiedene Anwendungsarten für das Erstellen, Aktualisieren und Anschauen von Jet Reports Auswertungen.

  • Designer
    Die Designer können Berichte ausführen und neuen Berichte erstellen. Ihnen stehen alle Funktionen und Assistenten zur Verfügung. Designer sind namentlich in der Lizenz geführt. Für den Design-Modus muss Jet Reports installiert sein.
  • Viewer
    Die Viewer können Berichte ausführen (Werte aktualisieren). Sie können die Formeln nicht bearbeiten. Wenn der Designer Parameter für einen Bericht vorgegeben hat, dann kann ein Viewer die Parameter anpassen. Für den Viewer-Modus muss Jet Reports installiert sein.
  • Exceluser
    Ausgeführte Berichte können von jeden Excel-Benutzer geöffnet werden. Das Aktualisieren der Daten ist nicht möglich. Jet Reports braucht nicht installiert zu sein.

Scheduler
Erstellte Berichte können zeitgesteuert automatisch ausgeführt werden. Die Berichte können als Excel-Tabelle, als PDF oder als HTML ausgegeben werden. Das erstelle Dokument kann in einem Dateiorder abgelegt oder per Mail versendet werden.

Report Wizard
Mit diesem Assistenten kann man sich einfache Berichte per Mausklick erstellen. Es werden Jet Reports Befehle daraus erstellt, die einen einfachen Einstieg für komplexere Berichte ermöglichen.

Report Builder
Mit diesem Assistenten kann man sich auf übersichtliche Weise komplexe Berichte erstellen, ohne die Jet Reports Befehle zu kennen. Der Report Builder ermöglicht das einfache Erstellen von Berichten mit multiblen Gruppierungen und multiblen Tabellen.

Konfiguration
Für das automatische Versenden von ausgeführten Berichten per EMail kann ein SMTP-Server angegeben werden. Die Anwendungs- und Datenquellenkonfiguration kann unternehmensweit auf einen MS-SQL-Server ausgelagert werden. Alternativ zum Zugriff über CFront kann der Zugriff über Web-Service eingerichtet werden. Damit kann Jet Reports auch nur mit dem RTC-Client betrieben werden. Es können beliebig viele Datenquellen angelegt werden, wenn mehr als eine Datenbank ausgewertet werden soll.

Lizensierung
Diese Version ist ab der Navision Client Version 3.10 freigegeben. Mit leichten Einschränkungen kann diese Version auch ab der Navision Client Version 2.01b eingesetzt werden.  Den vollen Funktionsumfang der aktuellen Version erhält man aber erst ab der Dynamics NAV Client Version 4.02. Für jeden Navision-Lizenzschlüssel muss man eine Jet Reports Connector Lizenz erwerben. Zusätzlich zum Navision-Connector wird auch eine Jet Reports ODBC Connector Lizenz angeboten. Damit kann man alle Jet Reports Funktionen auch auf beliebigen ODBC Datenquellen anwenden. Für den Betrieb von Jet Reports ist das CFront-Granule in der Navision Lizenz erforderlich.

Zusammenfassung
Jet Reports Essentials ist eine Macht. Man kann damit jeden in Excel darstellbaren Bericht automatisch aus einer oder mehreren Datenquelle abrufen. Aus jeder Tabelle und aus jedem Feld der Datenbank. Per Knopfdruck sind alle Zahlen des Berichtswesens aktuell. Alle Formatierungen sind bereits erledigt. Die Express Version ist nur ein Appetit Happen zum Kennenlernen. Die Essentials Version spielt in einer anderen Liga. In unserer Jet Reports Essentials Broschüre finden Sie noch weitere Informationen.

Andreas Koblischke
www.datenkultur.de